Gestión de proyectos: qué es y mejores metodologías

¿Nunca te has planteado cómo sería liderar a un equipo, sacar lo mejor de cada persona y representar a la empresa en sus objetivos más ambiciosos? Eso es lo que hacen profesiones como la gestión de proyectos, que están cada vez más demandadas. Incluso podríamos hablar de una revolución a la que, desde que leas este artículo, podrías unirte.

Qué es la gestión de un proyecto

Cuando una empresa recibe un encargo, se espera que pueda acometerlo con precisión y excelencia. Igualmente, conviene gestionar los recursos disponibles —tanto financieros, como humanos, tecnológicos u organizativos—. El objetivo es garantizar, por un lado, la satisfacción del cliente y, por otro, la rentabilidad del trabajo.

Lo anterior no es fácil de cumplir; requiere un enfoque adaptado a cada petición por parte del consumidor, especialmente, si es compleja. Como solución, hay personas encargadas de optimizar la calidad en el resultado final, de maximizar el beneficio y de liderar a quienes van a asumir la mayor parte de la actividad. Estamos hablando de los especialistas en gestión de proyectos.

Cuáles son las 5 etapas de un proyecto

¿Dónde crees que empieza el trabajo de quien se encarga de gestionar un proyecto? Hay quienes afirmarían que lo hace desde que firma el contrato (en ese caso, nos has pillado, no tendríamos nada que decirte). La realidad es que da inicio cuando se recibe el encargo por parte del cliente, junto con sus indicaciones, objetivos y peticiones.

Partiendo de lo anterior, podríamos hablar de 5 etapas esenciales:

1. Inicio. Es la primera toma de contacto con el encargo, en la que se conocen todos los detalles y se determina de qué manera hacerlo con el mejor resultado posible.
2. Planificación. Conviene asignar las tareas a cada miembro del grupo, e incluso puede crearse uno específico cuando las circunstancias lo requieren.
3. Ejecución. Esta es la parte más importante —supone en torno al 60-70 %—, y es asumida por los miembros del grupo, que puede ser de alto rendimiento, mixto (split) o no.
4. Supervisión. Durante el proceso debe acometerse un análisis de éxito en tiempo real, tanto para garantizar la calidad como para asegurar la rentabilidad (el binomio del que hablábamos antes).
5. Cierre. Cuando está todo terminado, editado y revisado, es momento de entregárselo al cliente, aunque todavía quedaría hacer la facturación.

Mejores software de gestión de proyectos

Si mañana te pidiera alguien por la calle que gestionaras su proyecto (no va a ser así), ¿qué es lo primero que harías? Obviamente, sería pensar que está de broma o que se le fue un poco la pinza. Pero después tendrías que ponerte manos a la obra y escoger un software adecuado. Después de todo, la tecnología está para ayudarnos, también en situaciones tan extravagantes como esta.

• Teamwork. Este primer programa está más basado en la gestión financiera y de recursos. Contribuye a exponer el capital de cada tipo que se está destinando a un encargo específico.
• Kanbanize. Es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos, con un enfoque en lo que denominan el «gran mapa». Cuenta con una interfaz muy intuitiva.
• Zoho Project. Es una de las mejores apuestas para los equipos que teletrabajan durante todo el tiempo. Está basado en una nube multitarea a la que tienen acceso los miembros autorizados, cada uno, con su rol.

Cuáles son las funciones de un gestor de proyectos

Este es un proceso que requiere un enfoque integral y en el que la calidad la garantiza el seguimiento constante. Dicho de otro modo, el encargado de todo debe mantener contacto con su equipo la mayor parte del tiempo. En este sentido, puede conocer las dificultades que están atravesando, actuar de nexo comunicativo con el cliente o incluso agilizar las tareas.

Hay funciones que forman parte de su metodología de manera inequívoca:

• Facilitar y agilizar la ejecución para evitar un gasto elevado en tiempo, personas o dinero.
• Controlar el flujo de trabajo, el encargo de cada tarea y el estado en el que se encuentra.
• Hacer un seguimiento íntegro al trabajo de cada empleado para sacar lo mejor de todos ellos.

Cursos de gestión de proyectos

¿Qué te ha parecido esta especialidad? ¿Estás tan emocionado como nosotros? Estás viendo que esta no es una actividad para nada estática, sino que puedes estar haciendo un trabajo diferente cada día. Esto hace que sea emocionante y desafiante a partes iguales, con lo que ahora te mostramos cómo dar el primer paso con varios bootcamps:

• Digital Project Management. Centrado en la digitalización, ofrece una oportunidad estupenda para asumir encargos relacionados con el comercio electrónico y el marketing online.
• Growth Manager. Te permite especializarte en el crecimiento de una empresa mediante el desarrollo de nuevos productos y servicios.
• CRO & Product Designer. Es parecido al anterior, pero con un enfoque todavía más integral. Está planteado sobre las nuevas tecnologías, por lo que te servirá para proyectos de programación o diseño UX/UI.
• Logística Integral Supply Chain Management. Este último está dirigido al sector de la logística y también a la industria. Es idóneo para liderar equipos de alto rendimiento.
• Incluso podrías estudiar un MBA.

La gestión de proyectos ha dejado de ser ese gran desconocido para ti. Desde hoy, es una profesión que está en tus manos y que puedes desarrollar para sacar lo mejor de ti. Imagina cómo cambiaría tu vida laboral y personal si lo hicieras. Aquí tienes el motivo que necesitabas para sacar tu motivación interior y afrontar este reto que te ponemos delante.